“To be, or not to be spam”
Algemeen gebruik van e-mail bestaat al meer dan 20 jaar en de opkomst ervan ging hand in hand samen met die van spam. Maar waar we vroeger nog elke ongewenste e-mail moesten verwijderen, krijgen we door effectieve spamfilters steeds minder spam onder ogen. Handig als ontvanger zijnde, maar wat als u de verzender bent en er zeker van wilt zijn dat uw nieuwsbrief aankomt?
Door: Niek Boonman
Spamfilters zijn tegenwoordig standaard aanwezig in mailservers, maar er zit verschil in waar ze op controleren en hoe streng ze hierin zijn. Er zijn talloze factoren die meespelen en er zijn geen wondermiddelen, maar combineer deze tips om uw e-mail zo betrouwbaar mogelijk te maken.
Of uw e-mail of nieuwsbrief deze tips al volgt, kunt u controleren via de handige Mail Tester tool. Let wel: Zelfs een perfecte score biedt nog steeds geen garanties.
Vaak wordt de inhoud van een e-mail op een aantal indicatoren gecontroleerd die kunnen wijzen op spam. Uiteraard is een onderwerp geen overbodige luxe en moet de inhoud in menselijke taal geschreven zijn; voorkom veelvuldig gebruik van spaties en hoofdletters bijvoorbeeld.
E-mails met HTML-code worden al snel onder loep genomen. Het is daarom aan te raden om te zorgen voor:
Het helpt als de echtheid van afzender of server geverifieerd kan worden. Een aantal gebruikelijke technieken hiervoor zijn:
Een regel in de DNS instellingen van een (mail)domein waarin vermeld staat welke servers e-mail uit naam van dat domein mogen versturen. Wanneer deze instelling aanwezig is, worden e-mails van andere bronnen geweigerd.
Met aanpassingen aan de DNS instellingen en mailserver krijgt hiermee een e-mail een soort vingerafdruk mee, waarmee de authenticiteit van de e-mail vastgesteld wordt.
Een extra regel in de DNS instellingen die het gebruik van SPF en/of DKIM bevestigt.
Een manier om te controleren dat het domein van de mailserver met het gebruikte IP-adres ervan geassocieerd is. Gebruikelijk is dat de partij die in uw mailserver voorziet de mogelijkheden heeft om dit in te stellen.
De reputatie van een mailserver is erg belangrijk. Als een server te boek staat als verspreider van verdachte, spam- of virusmails, kan dit een reden zijn om e-mail hiervan in een spammap te plaatsen of zelfs geheel te blokkeren. Door automatische detectie door spamfilters of door klachten van ontvangers kan een server op een zwarte lijst – een zogenaamde blacklist - terecht komen.
Met de SuperTool van MX Toolbox kunt u uw domeinnaam opgeven en hier een blacklist overzicht van inzien. Deze tool controleert de status bij de meest gangbare blacklists.
Wanneer opgenomen in een blacklist, biedt deze de mogelijkheid om de mailserver hiervan weer te verwijderen wanneer de oorzaak aangepakt is. U kunt dit zoveel mogelijk voorkomen door onder andere het volgende in acht te nemen:
Gebruik sterke wachtwoorden voor uw accounts
Deze klinkt misschien vreemd als maatregel, maar automatische bots proberen continue bij e-mailaccounts in te breken en slagen hier dikwijls in wanneer het wachtwoord makkelijk te raden is. Vervolgens wordt het adres misbruikt om grote hoeveelheden spam te sturen, wat de server weer in diskrediet brengt.
Zorg dat uw mail gewenst is
Webmail diensten, zoals Outlook.com en Gmail, bieden hun gebruikers de mogelijkheid om spam te rapporteren. Zij zullen hier eerder geneigd toe zijn wanneer zij ongevraagd e-mail ontvangen, dus zorg dat ontvangers expliciet toestemming hebben gegeven voordat u een mailing stuurt.
Meld de server aan op een whitelist
In het geval dat uw e-mail als twijfelgeval wordt gezien, kan een whitelist doorslaggevend zijn in een positieve beoordeling. Aanmelden op de grootste kan op DNSwl.org.
Gebruik een professionele maildienst
Er zijn maildiensten die toegespitst zijn op het versturen van e-mail en werken voortdurend aan een goede reputatie van hun mailservers. Diensten als MailChimp en Elastic Mail zijn hier voorbeelden van. Beide verzorgen marketingmailingen en één-op-één zendingen. MailChimp biedt dat laatste aan onder de naam Mandrill.
Toegegeven, niet alle tips zijn voor iedereen makkelijk uitvoerbaar. Wij of uw eigen Email Service Provider kunnen u echter verder helpen met bijvoorbeeld de verificatie instellingen. Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel?
